Privacy Statement Leusder Handbal Vereniging

LHV respecteert jouw privacy!

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Dat betekent dat alle organisaties, en dus ook de Leusder Handbal Vereniging (LHV), moeten voldoen aan aangescherpte wetgeving ten aanzien van persoonsgegevens.

Met dit privacy statement willen we duidelijk maken waarom wij bepaalde informatie verzamelen, hoe wij deze informatie gebruiken en hoe wij jouw privacy beschermen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?

Ledenadministratie voor leden en betrokkenen

• LHV houdt van personen die actief bij de vereniging betrokken zijn een administratie bij ten behoeve van (handbal en andere) activiteiten, organisatie van competitie (uitgevoerd door het NHV), contributieheffing en informatievoorziening. Hiervoor worden indien relevant de volgende gegevens vastgelegd: Naam, Adres, Woonplaats, Telefoonnummer, E-mailadres, E-mailadres voor financiële zaken, Geboortedatum, Rekeningnummer, SEPA-machtiging, Pasfoto en VOG-verklaring. De bewaartermijn van deze gegevens is twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap/ betrokkenheid, met uitzondering van de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Ledenadministratie voor oud leden en betrokkenen

• LHV houdt van personen die in het verleden actief bij de vereniging betrokken zijn geweest een administratie bij ten behoeve van informatievoorziening (bijvoorbeeld voor een reünie). Hiervoor worden indien relevant de volgende gegevens vastgelegd: Naam, Adres, Woonplaats, Telefoonnummer, E-mailadres, Geboortedatum en Pasfoto. De gegevens worden bewaard gedurende het voortbestaan van de vereniging en worden op verzoek verwijderd.

Foto’s en/of video voor communicatie en/of promotie-doeleinden

• Bij LHV worden foto’s en/of video’s gemaakt waarop betrokkenen mogelijk geheel of gedeeltelijk herkenbaar zijn afgebeeld. Deze foto’s worden onder meer gebruikt op de website, Facebook en op wervings-en voorlichtingsmateriaal.
  Gezien het grote aantal gezichten op deze foto’s is het in de regel niet mogelijk iedereen van tevoren om toestemming te vragen voor publicatie. Voor het gebruik van foto’s van reguliere verenigingsactiviteiten (zoals actiefoto’s en/of foto’s van activiteiten) wordt daarom geen toestemming gevraagd. LHV gaat echter zorgvuldig om met de belangen van afgebeelde personen en wanneer betrokkenen aangeven dat ze niet herkenbaar zichtbaar willen zijn op gebruikte foto’s en/of video’s dan zal dit (voor zover als mogelijk) worden gerespecteerd.

Website www.lhvleusden.nl

• LHV verzamelt en verwerkt gegevens over bezoekers van deze website. LHV is uitsluitend geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over het succes van de website en verzamelt gegevens die nodig zijn voor een goede werking van de website (bijvoorbeeld voor het gebruik van de plug-in die een koppeling met het Facebookaccount van LHV mogelijk maakt).

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Ons uitgangspunt bij het opslaan van gegevens is dat wij deze zoveel als mogelijk opslaan in een centrale omgeving die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen: Sportlink.

Voor informatie die niet in Sportlink is opgeslagen, zoals de financiële administratie, wordt gebruik gemaakt van een centrale opslagplaats die alleen toegankelijk is voor de bestuur – en/of kaderleden voor wie toegang noodzakelijk is.

Helaas is het niet altijd mogelijk en/of werkbaar om informatie alleen via Sportlink beschikbaar te stellen. Indien nodig zal een beperkte set aan informatie decentraal, bijvoorbeeld via Excel bestanden, beschikbaar worden gesteld aan personen die bij de organisatie van LHV betrokken zijn. Hierbij worden expliciet géén bijzondere persoonsgegevens beschikbaar gesteld. Het uitgangspunt is dat gegevens zo beperkt mogelijk worden verspreid en na verwerking door de ontvangers/ gebruikers worden vernietigd.

HandbalNL App

Voor de organisatie van de competitie gebruikt het NHV de HandbalNL App. Deze App is gekoppeld aan Sportlink, het systeem waarin wij onze ledenadministratie bijhouden. Dat betekent dat een deel van de in Sportlink geregistreerde gegevens ook gepubliceerd worden in de HandbalNL App en dat deze gegevens zichtbaar zijn voor alle gebruikers van deze App.

Welke gegevens exact zichtbaar zijn hangt af van de privacy instellingen; bij de standaard instelling zijn de naam en pasfoto zichtbaar voor alle gebruikers van de App.

Leden (ouder dan 16 jaar) kunnen in deze App zelf hun privacy instellingen (of dat van hun kind) aanpassen. Klik hier voor meer uitleg.

Wijziging van het privacy beleid

LHV past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring worden opgenomen. LHV raadt u dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zullen we de leden en betrokkenen per nieuwsbrief en LHV website informeren.

Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of LHV wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke: Gert Visscher, bereikbaar via e-mail.

September 2018