Privacy statement van Leusder Handbal Vereniging

In de privacyverklaring van LHV Leusden lees je hoe wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van leden, ouders, vrijwilligers en bezoekers. We leggen uit welke gegevens we verwerken voor lidmaatschap, contributie en SEPA‑incasso, verkoop van handbal gerelateerde producten, online betalingen via Mollie, gebruik van foto’s en video’s, camerabewaking buiten openingstijden en de beveiliging van gegevens via Microsoft Office 365 met MFA.

Privacyverklaring LHV Leusden (Leusder Handbal Vereniging)

Versie: 1.0
Datum: 2 april 2026
Website: https://lhvleusden.nl
Contact e‑mail: info@lhvleusden.nl

LHV Leusden (Leusder Handbal Vereniging) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten betrokkenen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

LHV Leusden is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvinden binnen de vereniging.

Contact:
Leusder Handbal Vereniging (LHV)
KvK: 40507153
E‑mail: info@lhvleusden.nl
Website: https://lhvleusden.nl

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

  • Leden van LHV Leusden
  • Ouders/verzorgers van jeugdleden
  • Vrijwilligers, trainers en andere functionarissen
  • Deelnemers aan activiteiten en evenementen
  • Bezoekers van onze website

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de vereniging en de hieronder beschreven doelen.

3.1 Ledenadministratie (Sportlink)

  • Naam, adres, woonplaats
  • Geboortedatum en (waar nodig) geslacht
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Team/rol (speler, trainer, vrijwilliger)
  • Lidgegevens en (waar van toepassing) bonds-/relatienummer
  • Eventueel pasfoto (bijv. voor administratie/ledenpas waar van toepassing)

3.2 Financiële gegevens en SEPA‑machtiging (contributie & Club van 50)

Voor het innen van contributie en andere verenigingsbijdragen verwerkt LHV Leusden financiële persoonsgegevens, waaronder:

  • IBAN en tenaamstelling van de betaler
  • Gegevens van de afgegeven SEPA‑machtiging
  • Contributiestatus, factuur‑ en betalingsgegevens

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

  • het automatisch innen van contributie;
  • het verwerken van vrijwillige sponsorbijdragen;
  • het voeren van een correcte financiële administratie;
  • het voldoen aan wettelijke fiscale verplichtingen.

Club van 50
LHV Leusden verwerkt financiële persoonsgegevens van personen die deelnemen aan de Club van 50: een initiatief waarbij supporters en betrokkenen de vereniging vrijwillig jaarlijks ondersteunen met een bijdrage van € 50.
De jaarlijkse bijdrage wordt, na aanmelding, geïnd via een doorlopende SEPA‑machtiging. Door het afgeven van deze machtiging geeft de deelnemer toestemming voor de verwerking van de benodigde persoonsgegevens en IBAN‑gegevens ten behoeve van deze jaarlijkse bijdrage.

Meer informatie: club-van-50 

De financiële administratie wordt uitgevoerd via Sportlink en e‑Boekhouden.nl. Financiële gegevens worden bewaard conform de fiscale bewaarplicht van minimaal 7 jaar.

Een SEPA‑machtiging kan op ieder moment worden ingetrokken door dit schriftelijk of per e‑mail te melden via info@lhvleusden.nl. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

3.3 Handbal gerelateerde producten en betalingen (Mollie)

In het kader van de verkoop van handbal gerelateerde producten (bijv. clubkleding, accessoires, verenigingsartikelen) verwerken wij gegevens zoals:

  • Naam
  • E-mailadres en/of telefoonnummer
  • Bestel- en afhaalgegevens
  • Betalingsstatus/transactiegegevens

Voor online betalingen maakt LHV Leusden gebruik van Mollie B.V. als betaalprovider. Wij ontvangen daarbij geen volledige betaalkaartgegevens, maar uitsluitend informatie die nodig is voor de betaling en onze administratie (zoals betaalbevestiging en transactiegegevens).

3.4 Communicatie en organisatie

  • Correspondentie en contactmomenten (e-mail)
  • Aan- en afmeldingen voor activiteiten
  • Roosters/inzetgegevens (bijv. vrijwilligersdiensten)

3.5 Beeldmateriaal

  • Foto’s en video’s van wedstrijden, trainingen en evenementen (zie paragraaf 8)

3.6 Websitegegevens (beperkt)

  • Technische gegevens die nodig zijn voor het functioneren van de site (zie paragraaf 14)

4. Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Uitvoering en beheer van het lidmaatschap (ledenadministratie, teamindeling, communicatie)
  2. Competitie- en wedstrijdorganisatie (waar nodig via Sportlink/bond)
  3. Contributie‑inning en financiële administratie (incl. SEPA‑machtiging)
  4. Vrijwilligersorganisatie en planning (diensten/roosters)
  5. Organisatie van activiteiten, toernooien en evenementen
  6. Verkoop, betaling en afhandeling van handbal gerelateerde producten
  7. Vrijwillige sponsorbijdragen, waaronder de Club van 50
  8. Clubcommunicatie (website, nieuws en algemene informatievoorziening)

5. Grondslag van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is, zoals:

  • Uitvoering van een overeenkomst (lidmaatschap, bestelling, deelname)
  • Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplicht voor administratie)
  • Gerechtvaardigd belang (verenigingsorganisatie, beveiliging, clubcommunicatie)
  • Toestemming (alleen waar dit passend en nodig is; toestemming kan worden ingetrokken)

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Uitgangspunten:

  • Ledenadministratie: tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap (gebruikelijk voor verenigingsadministratie), tenzij langer nodig voor verantwoording/geschil.
  • Financiële administratie (incl. contributie/Club van 50/bestellingen): 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
  • Communicatie: zolang nodig voor het doel of afhandeling.
  • Foto’s en video’s: zolang actueel/relevant voor verenigingsdoeleinden of tot bezwaar/verwijderverzoek.

7. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de doelen in deze verklaring, zoals:

  • Sportlink – ledenadministratie/competitie/organisatie
  • e‑Boekhouden.nl – financiële administratie
  • Mollie B.V. – online betalingen voor producten
  • Microsoft (Office 365/Outlook) – e-mail en documentbeheer
  • JouwWeb – websitehosting en websitefunctionaliteit

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen gegevens niet voor commerciële doeleinden van derden.

8. Foto’s en video

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen van LHV Leusden kunnen foto’s en video‑opnamen worden gemaakt ten behoeve van verslaglegging en promotie van de vereniging, bijvoorbeeld via de website, sociale media en andere verenigingskanalen.

LHV Leusden maakt hierbij gebruik van het gerechtvaardigd belang om het verenigingsleven zichtbaar te maken. Bij het gebruik van beeldmateriaal wordt zorgvuldig gehandeld en worden foto’s en video’s altijd in een passende sportieve context gebruikt.

Bezwaren tegen publicatie of verzoeken tot verwijdering van beeldmateriaal kunnen te allen tijde worden gemeld via info@lhvleusden.nl. Een dergelijk verzoek wordt zo spoedig mogelijk behandeld.

Bij jeugdleden en bij herkenbare close‑ups wordt extra terughoudend omgegaan met het publiceren van foto’s en video’s.

9. Beveiliging (incl. camerabewaking) en Microsoft 365 (MFA)

LHV Leusden neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Dit omvat onder meer:

  • beperkte toegang tot administratiesystemen (zoals Sportlink en e‑Boekhouden.nl);
  • gebruik van Microsoft Office 365 voor e‑mail en documentbeheer;
  • beveiliging van alle accounts met multi‑factor authenticatie (MFA);
  • zorgvuldige toekenning en periodieke controle van toegangsrechten.

Daarnaast maakt LHV Leusden buiten openingstijden gebruik van camerabewaking ter beveiliging van de accommodatie en eigendommen. Camerabeelden worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden en niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Het gebruik van camerabewaking is vastgelegd in een camerabewakingsprotocol. Dit protocol kan op verzoek worden opgevraagd via de kantinecommissie.

10. Vertrouwenspersoon

LHV Leusden beschikt over een vertrouwenspersoon waar leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers en overige betrokkenen terechtkunnen met vragen, zorgen of meldingen over ongewenst gedrag, integriteit of sociale veiligheid.

Wanneer contact wordt opgenomen met de vertrouwenspersoon, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder mogelijk gevoelige of bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt:

  • ten behoeve van ondersteuning en begeleiding;
  • op basis van vertrouwelijkheid;
  • met zorgvuldige omgang en passende beveiliging.

De vertrouwenspersoon deelt informatie niet met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of de betrokkene hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft.

Contact vertrouwenspersoon: Corina Jantzen of Dorien van Rijn – vertrouwenspersoon@lhvleusden.nl

11. Barverantwoordelijken – e‑learning Verantwoord alcohol schenken (NOC*NSF)

LHV Leusden vindt verantwoord alcohol schenken belangrijk. Alle barverantwoordelijken die namens LHV Leusden deze rol vervullen, zijn verplicht de e‑learning “Verantwoord alcohol schenken” van NOC*NSF te volgen en succesvol af te ronden. [nocnsf.nl], [verantwoor...erkopen.nl]

In het kader van deze verplichting kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals:

  • naam;
  • rol/functie binnen de vereniging;
  • registratie/confirmatie dat de e‑learning is afgerond.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om:

  • te borgen dat barverantwoordelijken voldoen aan de interne eisen rondom verantwoord alcohol schenken;
  • inzet van barverantwoordelijken te organiseren.

Meer informatie over de e‑learning is te vinden via:

  • NOC*NSF informatiepagina: https://nocnsf.nl/over-nocnsf/sport-en-maatschappij/gezonde-sportomgeving/e-learning-verantwoord-alcohol-schenken [nocnsf.nl]
  • Startpagina e‑learning: https://verantwoordalcoholverkopen.nl/sport/ [verantwoor...erkopen.nl]

12. Jouw rechten

Je hebt (onder voorwaarden) de volgende rechten:

  • inzage in je persoonsgegevens;
  • correctie van onjuiste gegevens;
  • verwijdering van gegevens (voor zover wettelijk toegestaan);
  • beperking van verwerking;
  • bezwaar tegen verwerking (met name bij gerechtvaardigd belang);
  • gegevensoverdraagbaarheid;
  • intrekken van toestemming (als toestemming de grondslag is).

Verzoeken kun je indienen via info@lhvleusden.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

13. Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@lhvleusden.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Cookies en website (JouwWeb)

Onze website draait via JouwWeb. De website kan functionele en technisch noodzakelijke cookies gebruiken voor een goede werking. Als er (in de toekomst) aanvullende cookies worden gebruikt (bijv. statistiek/marketing), zullen we dit via de website toelichten en waar nodig toestemming vragen.

15. Wijzigingen

LHV Leusden kan deze privacyverklaring wijzigen als onze werkwijze of wetgeving verandert. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op https://lhvleusden.nl.